Pareigų aprašymas Spausdinti

DOKUMENTŲ VALDYMO IR ASMENŲ PRIĖMIMO SKYRIAUS

VYRIAUSIOJO SPECIALISTO PAREIGYBĖS APRAŠYMAS

I SKYRIUS

PAREIGYBĖS CHARAKTERISTIKA

1. Dokumentų valdymo ir asmenų priėmimo skyriaus (toliau – skyrius) vyriausias specialistas yra darbuotojas, dirbantis pagal darbo sutartį (toliau – darbuotojas).

2. Pareigybės lygis – A2.

3. Vyriausiojo specialisto pareigybė skirta Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministerijoje (toliau – ministerija) archyvinių dokumentų pateikimui fiziniams ir juridiniams asmenims,   dokumentų saugojimui organizuoti, byloms sisteminti, saugoti, jų apskaitai tvarkyti (vidutinio sudėtingumo veikla).

4. Šias pareigas einantis darbuotojas tiesiogiai pavaldus skyriaus vedėjui.

II SKYRIUS

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

5. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

5.1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu arba jam prilygintą išsilavinimą arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą;

5.2. turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo ar darbo su archyvų valdymu srityje;

5.3. išmanyti Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus, kitus teisės aktus, reglamentuojančius valstybės tarnybos bei sutartinius darbo santykius,  dokumentų valdymą ir apskaitą;

5.4. gebėti savarankiškai planuoti, organizuoti savo veiklą;

5.5. sklandžiai reikšti mintis raštu ir žodžiu, išmanyti teisės aktų ir kitų dokumentų rengimo taisykles, mokėti dirbti kompiuteriu ir šiuolaikinėmis informacinėmis technologijomis (MS Office programinis paketas, internetas, elektroninis paštas);

5.6. atitikti teisės aktuose nustatytus reikalavimus, būtinus išduodant leidimą dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija, žymima slaptumo žyma „Visiškai slaptai“.

III SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO SKYRIAUS DARBUOTOJO FUNKCIJOS

6. Šias pareigas einantis darbuotojas vyriausiasis specialistas vykdo šias funkcijas:

6.1. kasmet rengia suvestinį ministerijos dokumentacijos planą (remdamasis ministerijos  administracinių padalinių pateiktais dokumentacijos plano projektais), kurio duomenis, suderinus su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, pateikia į Lietuvos vyriausiojo archyvaro Elektroninę archyvo informacinę sistemą (toliau - EAIS);

6.2. rengia ministerijos dokumentų registrų sąrašą ir dokumentacijos plano papildymą, suderinus su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, pateikia į Lietuvos vyriausiojo archyvaro Elektroninę archyvo informacinę sistemą (toliau - EAIS);

6.3. patikrina ir priima į ministerijos archyvą ministerijos administracinių padalinių ar atskirų darbuotojų sudarytas ir sutvarkytas trumpo ir nuolatinio saugojimo bylas (dokumentus);

6.4. atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį ir formą, nustato bylų (dokumentų) apyrašų sąrašą, kurį suderinus su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, pateikia į EAIS;

6.5. atlieka dokumentų vertės ekspertizę;

6.6. sudaro ilgai ir nuolat saugomų bylų apyrašus, kuriuos suderinus su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, pateikia į EAIS;

6.7. sistemina, tvarko ir aprašo archyve esančius dokumentus, kuria ir tobulina informacijos paieškos priemones;

6.8. sudaro metinę ataskaitą apie ministerijos fondų dokumentų sudėties pakitimus;

6.9. rengia ministerijos veiklos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažymą; 

6.10. užtikrina dokumentų ir bylų apskaitos tvarkymą, naudodamas kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą;

6.11. išduoda laikinai naudoti ministerijos darbuotojams archyve esančius dokumentus bei tvarko jų apskaitą;

6.12. nagrinėja fizinių ir juridinių asmenų prašymus išduoti dokumentus, patvirtinančius juridinius faktus;

6.13. pagal poreikį teikia informaciją telefonu fiziniams ir juridiniams asmenims apie archyve turimus dokumentus;

6.14. archyvo dokumentų pagrindu rengia oficialius ministerijos dokumentus;

6.15. pagal kompetenciją vykdo teisės aktuose nustatytą dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų priežiūrą priskirtose įstaigose, kuriose savininko teises ir pareigas įgyvendina ministerija;

6.16. pagal kompetenciją konsultuoja ministerijos ir pavaldžių įstaigų darbuotojus dokumentų paieškos ir valdymo klausimais;

6.17. pagal kompetenciją rengia Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro įsakymų bei ministerijos kanclerio potvarkių, atsakymų į institucijų raštus ir piliečių paklausimus, bendro informacinio pobūdžio raštų bei lydraščių projektus, derina juos su ministerijos darbuotojais;

6.18. skyriaus vedėjo pavedimu pavaduoja kitus skyriaus darbuotojus;

6.19. rengia savo veiklos planus ir ataskaitas, teikia siūlymus skyriaus vedėjui dėl skyriaus veiklos gerinimo;

6.20. vykdo ir kitus su įstaigos funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus, kad būtų pasiekti įstaigos tikslai.