Pareigų aprašymas Spausdinti

Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

1. turėti ne žemesnį kaip aukštąjį universitetinį išsilavinimą su bakalauro kvalifikaciniu laipsniu arba jam prilygintą išsilavinimą arba aukštąjį koleginį išsilavinimą su profesinio bakalauro kvalifikaciniu laipsniu ar jam prilygintą išsilavinimą;

2. turėti ne mažesnę kaip 1 metų darbo patirtį dokumentų valdymo ar darbo su archyvų valdymu srityje;

3. išmanyti Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus, kitus teisės aktus, reglamentuojančius valstybės tarnybos bei sutartinius darbo santykius,  dokumentų valdymą ir apskaitą;

4. gebėti savarankiškai planuoti, organizuoti savo veiklą;

5. sklandžiai reikšti mintis raštu ir žodžiu, išmanyti teisės aktų ir kitų dokumentų rengimo taisykles, mokėti dirbti kompiuteriu ir šiuolaikinėmis informacinėmis technologijomis (MS Office programinis paketas, internetas, elektroninis paštas);

6. atitikti teisės aktuose nustatytus reikalavimus, būtinus gauti leidimui dirbti ar susipažinti su įslaptinta informacija.

Šias pareigas einantis darbuotojas vyriausiasis specialistas vykdo šias funkcijas:

1. kasmet rengia suvestinį ministerijos dokumentacijos planą (remdamasis ministerijos  administracinių padalinių pateiktais dokumentacijos plano projektais), kurio duomenis, suderinus su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, pateikia į Lietuvos vyriausiojo archyvaro Elektroninę archyvo informacinę sistemą (toliau - EAIS);

2. rengia ministerijos dokumentų registrų sąrašą ir dokumentacijos plano papildymą, suderinus su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, pateikia į Lietuvos vyriausiojo archyvaro Elektroninę archyvo informacinę sistemą (toliau - EAIS);

3. patikrina ir priima į ministerijos archyvą ministerijos administracinių padalinių ar atskirų darbuotojų sudarytas ir sutvarkytas trumpo ir nuolatinio saugojimo bylas (dokumentus);

4. atsižvelgiant į sudarytų bylų kiekį ir formą, nustato bylų (dokumentų) apyrašų sąrašą, kurį suderinus su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, pateikia į  EAIS;

5. atlieka dokumentų vertės ekspertizę;

6. sudaro ilgai ir nuolat saugomų bylų apyrašus, kuriuos suderinus su Lietuvos valstybės naujuoju archyvu, pateikia į  EAIS;

7. sistemina, tvarko ir aprašo archyve esančius dokumentus, kuria ir tobulina informacijos paieškos priemones;

8. sudaro metinę ataskaitą apie ministerijos fondų dokumentų sudėties pakitimus;

9. rengia ministerijos veiklos istorijos ir dokumentų sutvarkymo pažymą; 

10. užtikrina dokumentų ir bylų apskaitos tvarkymą, naudodamas kompiuterinę dokumentų valdymo sistemą;

11. išduoda laikinai naudoti ministerijos darbuotojams archyve esančius dokumentus bei tvarko jų apskaitą;

12. nagrinėja fizinių ir juridinių asmenų prašymus išduoti dokumentus, patvirtinančius juridinius faktus;

13. pagal poreikį teikia informaciją telefonu fiziniams ir juridiniams asmenims apie archyve turimus dokumentus;

14. archyvo dokumentų pagrindu rengia oficialius ministerijos dokumentus;

15. pagal kompetenciją vykdo teisės aktuose nustatytą dokumentų ir archyvų valdymo ir naudojimo reikalavimų priežiūrą priskirtose įstaigose, kuriose savininko teises ir pareigas įgyvendina ministerija;

16. pagal kompetenciją konsultuoja ministerijos ir pavaldžių įstaigų darbuotojus dokumentų paieškos ir valdymo klausimais;

17. pagal kompetenciją rengia Lietuvos Respublikos sveikatos apsaugos ministro įsakymų bei ministerijos kanclerio potvarkių, atsakymų į institucijų raštus ir piliečių paklausimus, bendro informacinio pobūdžio raštų bei lydraščių projektus, derina juos su ministerijos darbuotojais;

18. skyriaus vedėjo pavedimu pavaduoja kitus skyriaus darbuotojus;

19. rengia savo veiklos planus ir ataskaitas, teikia siūlymus skyriaus vedėjui dėl skyriaus veiklos gerinimo;

20.  vykdo ir kitus su įstaigos funkcijomis susijusius nenuolatinio pobūdžio pavedimus, kad būtų pasiekti įstaigos tikslai.